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ベテランが語る|秘書の技術18

ベテランが語る|秘書の技術18

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いつも上品に、いつもしなやかに……。涼しい顔で仕事をバリバリこなしている秘書だが、実は隠れた数々の「技術」を備えていた。日本を代表する企業のひとつ、日産自動車で20年以上にわたって社長、会長などの秘書を務めてきたベテラン、佐藤直子さんの語る秘書の技術とは。
佐藤直子
Naoko Sato
6人の役員の秘書を歴任。1994年、塙義一副社長(当時)付となり、社長、会長を経て相談役となるまでの約10年秘書を務める。2003年より小枝至(現・相談役名誉会長)付に。
1|お茶は大きな土瓶で早く淹れて出す。政治家の方にはより迅速に!
来客へのお茶出しの基本は、とにかく談話の邪魔をしないこと。音をさせないなど、お茶を出しているとわからない出し方を心がける。また、面会時間は人によってさまざまなため、なるべく早く出す。分刻みのスケジュールで動く政治家などには速やかに。来客が多数のときは、お茶は大きな急須や、急須の複数使いで一気に淹れるのが基本。
2|複数の来客では、まず主賓をいち早く見抜く
来客がひとりとは限らない。複数の来客があった場合は、上座に座ってもらうためにも、どの人物がこの日の主賓なのかを、見抜かなければいけない。先頭を歩く人が主賓とは限らないが、エレベーターから真っ先に降りてくるのは、主賓であることが多い。それでわからない場合は、雰囲気を感じて、主賓を見抜く。
3|全身鏡は必須アイテム。お辞儀にも正しい角度あり
お辞儀は、ただ深々とすればいいわけではもちろんない。適度なお辞儀の角度があるが、こればかりは人によって、きれいに見える角度が異なるらしい。となると、自分でチェックするしかない。そこで大活躍するのが全身鏡。手のチェックなども合わせ、秘書の必須アイテムだ。
4|落ち着いて聞こえる低い声を意識する
そういえば、秘書のキンキンの高い声というのは、あまり聞いたことがない。もともと高めの声の場合も、低いトーンを心がけるのだそう。理由は、低い声のほうが落ち着いているように聞こえるから。落ち着きすぎて、年齢より上に見られることが困りものだそうだが。
5|ヒールを選ぶのは歩き方がきれいに見えるから
5|ヒールを選ぶのは歩き方がきれいに見えるから
靴は7センチヒールが基本。脚がきれいに見えるだけでなく、歩き方もきれいに見える。ヒールだとアクティブに動けない、とはよく聞くことだが、逆に意識して高いヒールを履くからこそ、自然に立ち居振る舞いも落ち着いてくるのかもしれない。
6|朝の始まりは役員室のチェック
出社したらまず、担当の役員室をチェックする。機密情報も持っているのが、エグゼクティブ。空調がついているか、ゴミが落ちていないか、不審なことが起きていないか等、役員の仕事環境を整えるのである。気になることがあれば、必ず報告する。
7|慶事はホームページで毎朝チェックする
秘書の仕事の重要な仕事としてよく挙げられるのが、新聞の訃報欄のチェック。会社や担当役員がお世話になった方の訃報を見落とすわけにはいかない。同様に、見落としてはいけないのが、おめでたい話。特に昇進だ。新聞に異動情報が出ることもあるが、会社によって人事の時期はさまざま。主だった取引先や関係のある企業は、毎日ホームページで人事情報をチェックする。
8|「時間がない」は禁句。時間は作るもの
少しでもビジネスを前に進めたいから、できるだけ社内外のアポイントは受けてほしい、と語るエグゼクティブは多い。また、既に入っていた予定に、どうしてもほかに入れなければいけないものが出てくる時も。そんな時は、途中から抜けられるものをチェックする。実は途中で抜けても問題のない場合もある。忙しくて入れられません、お断りするしかありません、と言う前に、時間を作ってやりくりをするのが、優秀な秘書。
9|「断り方」で秘書の実力が問われる
時にはどうしても断らなければいけないスケジュールも出てくる。こんなときの断り方が、ひとつの技術。海外出張が続いている、繁忙期なので時期をずらしてほしい、など、心証を悪くしないように、絶妙の調整力を発揮するのもポイント。
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